Polynotes est une école de musique associative du XIe arrondissement de Paris. Ouverte en 1999, elle accueille aujourd’hui plus de 800 élèves, enfants ou adultes, et emploie plus de 40 professeurs.
La gestion des inscriptions, des plannings de cours pour les élèves, pour les professeurs, d’occupation des salles, requiert un outillage adapté. Mais la richesse et la spécificité de l’offre de l’école font que les quelques progiciels existants sont peu adaptés. Au fil des années, l’école a puisé dans ses compétences internes pour développer un outil de gestion taillé sur mesure.
Plusieurs fois, la responsable de cet outil a remis son ouvrage sur le métier. Aujourd’hui, elle souhaite y associer un œil extérieur pour faire sauter quelques verrous.
Associer une personne extérieure à la reconception d’un outil de gestion est aussi l’occasion de reformuler les processus à l’œuvre dans l’organisation. Ce travail préliminaire révèle de nombreux implicites et quelques raccourcis qui peuvent être à l’origine de frustrations dans l’utilisation de l’outil informatique de gestion, ou de blocage dans son développement.
À la lumière des processus ainsi explicités, plusieurs prototypes de schémas de données sont développés pour mettre en œuvre des séquences précises de la vie de l’école.
Sur ce projet, j’ai apporté une vision à la fois candide et professionnelle qui a forcé et aidé à formuler les processus de l’école. J’ai également contribué en développant des maquettes Filemaker. Outils et technos : Filemaker.
Le travail d’explicitation des processus et de reconception de l’outil se poursuit. Et la musique aussi !